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MANUAL TÉCNICO - GERENCIAMENTO DE COTAS E ARQUIVAMENTO (EXCHANGE)

Código: ITITG 005/26 | Classificação: RESTRITO Responsável: Agente iT Guys | Data: {{DATA_ATUAL}}

1. HISTÓRICO DE REVISÃO

Data Versão Descrição Autor
{{DATA_ATUAL}} 1.0 Adequação ao padrão João Pedro Toledo Gonçalves

2. OBJETIVO

Orientar o suporte Nível 2 na verificação de consumo de caixas postais, ajuste de cotas de armazenamento e habilitação de arquivo morto (In-Place Archive) no Exchange Server 2019.

3. PRÉ-REQUISITOS

Antes de iniciar, garanta que:

  • Você possui acesso ao Exchange Admin Center (ECP) (https://webmail.itguys.com.br/ecp).
  • Sua conta tem permissões administrativas de "Recipient Management" ou superior.
  • O usuário afetado foi identificado corretamente.

4. PASSO A PASSO (EXECUÇÃO)

Etapa 1: Verificar Uso da Caixa Postal

  1. Acesse o ECP e faça login com suas credenciais administrativas.
  2. No menu lateral esquerdo, vá em destinatários (recipients) > caixas de correio (mailboxes).
  3. Selecione o usuário que deseja verificar na lista.

Dashboard do ECP

  1. No painel de detalhes à direita (ou clicando no ícone de lápis para editar), localize a seção uso da caixa de correio (mailbox usage).
  2. Observe a barra de progresso e o valor numérico (ex: "X GB de Y GB usados").

Aba de Uso da Caixa

ℹ️ NOTA: Se a barra estiver vermelha, o usuário atingiu ou ultrapassou o limite.

Etapa 2: Aumentar a Cota de Armazenamento (Exceção)

⚠️ IMPORTANTE: O aumento de cota deve ser tratado como exceção. Sempre priorize a limpeza (PST) ou Arquivamento.

  1. Dentro da janela de propriedades do usuário, na aba uso da caixa de correio.
  2. Clique em Mais opções... (More options).
  3. Selecione a opção Personalizar as configurações de cota para esta caixa de correio.
  4. Defina os novos valores (em GB):
    • Emitir um aviso em (GB): Valor para o usuário receber alerta.
    • Proibir envio em (GB): O usuário para de enviar e-mails.
    • Proibir envio e recebimento em (GB): A caixa para de receber (crítico).
  5. Clique em Salvar.

Configuração de Cotas

Etapa 3: Habilitar Arquivo Morto (In-Place Archive)

Se o usuário tiver licença Enterprise (CAL) e precisar de mais espaço sem aumentar a cota principal:

  1. Nas propriedades do usuário, vá até a aba recursos da caixa de correio (mailbox features).
  2. Localize a seção Arquivamento (Archiving).
  3. Se estiver "Desabilitado", clique em Habilitar.
  4. Selecione o banco de dados onde o arquivo será criado (geralmente o mesmo da caixa principal ou um DB específico de Archive).
  5. Clique em Salvar.

Recursos e Arquivamento

🚀 DICA: O novo "Arquivo Morto" aparecerá automaticamente no Outlook do usuário, logo abaixo da caixa principal, geralmente após 15 a 60 minutos.

5. SOLUÇÃO DE PROBLEMAS (TROUBLESHOOTING)

Problema: "Alterei a cota mas o usuário ainda está bloqueado."

  • Causa: Delay na replicação do Active Directory ou cache do Information Store.
  • Solução:
    1. Aguarde até 2 horas.
    2. Force a atualização do serviço "Microsoft Exchange Information Store" (Somente com aprovação N3).

Problema: "Arquivo Morto não aparece no Outlook."

  • Causa: Versão do Office incompatível (Standard) ou falta de licença.
  • Solução: Verifique se o Office instalado é a versão Professional Plus ou Enterprise. O Outlook Home & Business (algumas versões) não visualiza o Arquivo Online.

6. DADOS TÉCNICOS - POLÍTICA PADRÃO (DEFAULT)

Limite Valor Padrão (Sugestão)
Aviso 1.9 GB
Proibir Envio 2.0 GB
Proibir Envio/Recebimento 2.3 GB
Tamanho Máx. Anexo 35 MB

7. VALIDAÇÃO FINAL

  • O limite da caixa foi alterado conforme solicitado?
  • O usuário confirmou que voltou a enviar/receber e-mails?
  • (Se aplicável) O Arquivo Morto apareceu no Outlook do usuário?